【新人Webディレクター向け】打ち合わせの議事録フォーマット紹介

こんにちは、moniです。

突然ですが、仕事の打ち合わせなどで議事録書いていますか？

Webディレクターの方なら新人の頃に先輩に言われて取ったり、その後も自発的に書くことがあると思います。

自発的にとっておけば「自分があとで見たときにもわかりやすい」し、共有すれば「必ず感謝」されます。

人は誰もが基本的にめんどくさいことはやりたくないものです。

でもそんな時は「逆転の発送」で、自発的にそういった部分をやることで「自分の価値」が生まれてきます。

今回はそんな自分の価値を上げたいディレクターに向けた第一歩、議事録のフォーマットを紹介します。

最初に使うフォーマットはこれで決まり

それぞれの解説

いつ、どこで、誰が

まず最初にこれを書きましょう。

ひと目で状況を把握できます。

会議の予定日時、開催場所、参加者（相手の会社、自社にわける）を書きましょう。

何を話したのか

これが見出しになります。

何についての話だったのか、がわかります。

もし事前に話す内容が決まっているのであれば、ここまでは事前に作っておくこともできるので、当日慌てることなく、メモしていくことができます。

何が決まったのか

話した内容の中で決まったことがあれば書き出しておきましょう。

話がどんどん進むと「あれ？結局どうなったんだっけ？」と打ち合わせ最中でさえ、思い出せなくなることもよくあります。

そういった時にはメモを見て「◯◯◯に決定しました」とサッと一言添えてあげることで、会議はスムーズに進みますし、感謝を受けることもあるので、積極的に行いましょう。

新たに発生した作業は何で、 誰が、いつまでにやるのか

決まった内容によってなにかしらの作業が発生することもあります。

そういった場合もしっかりとメモしておきましょう。

ここで抜けがちなのが、誰がいつまでにやるのか、ということです。

会議中は「積極的に発言しなければ」という意識で臨んでいる場合が多く、ポジティブな発想をしやすい状態になりがちですが、会議が終わるといわゆる「スーパーマリオの無敵状態」が終わり、意欲が下がることが多いです。

そうなると、会議中に「やると言ったことを忘れてしまう」ことも多く、次回の会議でまた同じことを話すことにもなりかねないので、担当者（責任者）と期日を明確にしておくことで、仕事を円滑に進めていくことができます。

ワンポイント

事前に準備しておく

予め会議の内容が決まっている場合、議事録フォーマットは事前に準備しておくことができます。

いつ誰がどこで、は当然書いておくことができますし、何を話したのか、は議題ごとに項目を立てておけばOKです。

事前に慌てて準備することがないので、私の経験上、余裕を持って議事録を取ることができます。

さらには事前にアジェンダの流れが頭に入っているので、より理解が深まるだけでなく、新しい意見や発想が生まれることも多いです。

あとは決まったことや発生した作業、担当者、期日を書いていき、もし不足があるようなら話の折をみて、確認をとっていけば精度の高い議事録ができあがります。

会議の最後に振り返る

この役割は本来、ファシリテーターが務めることが多いですが、わりと抜けがちになっていることもあります。

そうなると、会議の精度が下がってしまうため、議題が多いのに最後にまとめや振り返りがない場合は、「最後に認識確認だけさせていただいてもよろしいでしょうか」と進言し、積極的に認識合わせをするようにしましょう。

会議後に議事録の共有

会議後、参加者全員に議事録を共有しましょう。

メールでもSlackのようなチャットツールでも、参加者や関係者に伝わる方法ならばなんでもOKです。

私の所属する会社ではSlackでの共有が多いです。

まとめ

今回は基本的な部分についての紹介でしたが、人によって必要な要素は千差万別です。

これもあったほうがいいかな、と思ったことはとりえず入れてみて試してみることをオススメします。

あとから振り返って逆にわかりづらくなることもあるので、その時はその項目は削除するなどして自分なりのベストな議事録フォーマットを作っていきましょう。

私の経験上、「やったほうがいいかもしれない」と思ったことは積極的にやってみることで、いい結果につながることが多いので、怖れずにアクションしていきましょう

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

この記事がお役に立てば幸いです。